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Evolution gestion de projet de Dolibarr

Suite à l'intégration de dolibarr dans un cabinet de conseil, j'ai réalisé une évolution de la gestion de projets/taches/intervention de dolibarr. Le but de ce développement était de mieux répondre aux besoins du suivit de projet de mon client et en particulier la facturation.
+++Gestion de projet et des taches:
Tout d’abord, j’ai ajouté à la tache la notion de temps estimé et un cout de vente de la tache. Si ses deux zones ne sont pas saisies, on revient au mode de fonctionnement actuelle du projet de dolibarr... Ces ajouts ont des avantages multiples :
La possibilité d’estimer un temps pour la réalisation du projet et de le rapprocher avec le temps réellement passé à réaliser la tache.
La possibilité de déterminer le temps restant pour terminer le projet en actualisant le pourcentage d’avancement du projet.
Dans le cas de projets et de taches normalisées, la possibilité de déterminer celles qui sont en dépassement ou en avance et de réactualiser les temps pour de prochaines propositions.
Afin de comprendre le fonctionnement voici un exemple:
soit tache prévue de 10 heures
- je saisie une consommation de 3 heures et un avancement de 50% de la réalisation --> le temps estimé de réalisation devient 6 heures
- je saisie ensuite que j'ai consommé 6 heures de plus et que j'en suis à 75% de réalisation --> le temps estimé de réalisation devient passe alors à 11h25,
- je termine finalement la tache en consommant 2 heures de plus --> au final cette tache de 10h en aura durée 11 heures.
+++Workflow d'avancement de projet
Le process de commercialisation et facturation d'un projet client se passe à présent de la manière suivante :
- Création d'un projet et des taches associés à celui-ci qui est alors avec le statut 'brouillon'. Quand le projet est accepté par le client, on le passe au statut 'validé'.
- Saisie des temps consommés pour les taches du projet et mise à jour de leur pourcentage d'avancement, qui passe au statut 'en cours'
- La fin d'une tache est signifiée par le passage de son pourcentage d'avancement à 100%, qui passe au statut 'terminé'
- une tache terminé (date de fin saisie et 100% réalisé) peu alors être convertie en fiche d'intervention. une fois transférée comme fiche d'intervention, elle prend le statut transféré.
+++Tranfert des taches en fiche d'intervention
Pour une société de service, la gestion des temps est une activité importante, il convient de savoir les temps que l'on a prévue pour une tache et si ce temps a correctement été estimé car il est facturé.

"Si on estime peu, on perd de l'argent, si on estime trop, on perd un client"

A la Suite d'une intégration de dolibarr dans un cabinet de conseil, j'ai réalisé une évolution de la gestion de projets/taches/intervention de dolibarr. Le but de ce développement était d'améliorer le suivit de ses projets clients en terme de facturation. Son principal soucis était de savoir ce qui avait été réalisé et pouvait donc faire l'object d'une facturation et à quel prix. La secrétaire se basait sur les agendas des intervenants pour faire sa facturation et passait son temps à chercher à quel dossier, pour quel tache et à quel tarif correspondait l'intervention sur le planning... cela prenait beaucoup de temps sans parler du risque d'erreurs important...

Afin d'améliorer le suivi de projet et la facturation qui lui est lié, j'ai décidé d'améliorer la gestion de projet et des taches de dolibarr afin d'avoir un meilleur suivi de projet, J'ai aussi réalisé un transfert ou plutot une conversion des taches terminées en fiche d'intervention afin de pouvoir ensuite les transformer elle-meme en facture.

Gestion de projet et des taches

Tout d’abord, j’ai ajouté aux taches la notion de temps estimé et un cout de vente. Si ses deux zones ne sont pas saisies, on revient au mode de fonctionnement classique de dolibarr...



Ces ajouts ont des avantages multiples :
  • Il est possible d’estimer un temps pour la réalisation du projet et de le rapprocher avec le temps réellement consommé.
  • Il est possible de déterminer le temps restant pour terminer le projet grace au pourcentage d’avancement du projet.

Le dernier mais loin des moindre intérêt c'est, dans le cas de projets et de taches normalisées, de déterminer celles qui sont régulièrement en dépassement ou en avance et pour améliorer sa tarification pour de prochaines propositions.


Process d'avancement et de suivi de projet

Le cabinet de conseil se compose de personnes réalisant des dossiers et d'une personne qui s'occope de leur facturation. A la fin du mois, la secrétaire se basait sur les agendas pour faire sa facturation et passait son temps à chercher à quel dossier, pour quel tache et à quel tarif correspondait l'intervention sur le planning... cela prenait beaucoup de temps et générait pas mal d'erreur...
Après réflexion, nous avons décidé d'améliorer le gestionnaire de projet de dolibarr 
Le process de commercialisation et facturation d'un projet client se passe à présent de la manière suivante :
  • Création d'un projet et des taches associés à celui-ci qui est alors avec le statut 'brouillon'. Quand le projet est accepté par le client, il passe au statut 'validé'.
  • Saisie des temps consommés pour les taches du projet et mise à jour de leur pourcentage d'avancement, qui passe au statut 'en cours'.
  • Quand une tache est terminé, on met son pourcentage d'avancement à 100%, ce qui la fait passer au statut 'terminé'
  • une tache terminé (date de fin saisie et 100% réalisé) peu alors être convertie en fiche d'intervention. une fois transférée comme fiche d'intervention, elle prend le statut transféré.

 

Tranfert des taches terminées en fiches d'interventions

"Faire des projets c'est bien les facturer c'est mieux!"

Une tache terminé (date de fin saisie et 100% réalisé) peu alors être convertie en fiche d'intervention.



Une fois transférée comme fiche d'intervention, elle prend le statut transféré et n'est plus alors modifiable.
C'est à partir de cette liste de fiche d'intervention que la personne chargée de la facturation se base pour déclencher ses factures.

Il est maintenant possible de saisir une intervention avec un tarif associé et d'en valider la saisie à la fin du mois...